Com a situação atual de pandemia e a adoção do trabalho remoto por muitas empresas, o uso de assinaturas eletrónicas tem se mostrado essencial para a gestão das empresas.
Podemos definir a assinatura eletrónica como qualquer mecanismo eletrónico, criptográfico ou não, usado para identificar alguém, através da digitalização de uma assinatura, da identificação por impressão digital ou da escrita do nome completo.
Em Portugal, a assinatura eletrónica é legal e usá-la na sua empresa pode ter inúmeros benefícios.
1. Simplificação no processo de contratação
Todas as empresas necessitam de contratar pessoas. Ter a possibilidade de assinatura eletrónica pode facilitar esse processo, visto que a empresa não necessita de ficar à espera que os contratados se desloquem para assinar o contrato.
2. Flexibilidade
Esta tecnologia pode ser usada 24 horas, 7 dias por semana, agilizando os processos em empresas que tenham funcionários em diferentes partes do mundo. Já não há perdas de tempo em enviar documentos por correio e esperar que eles cheguem. Além disso, pode ser utilizada em qualquer dispositivo: computador, smartphone ou tablet.
3. Economia de papel
Com assinaturas eletrónicas, já não é preciso imprimir contratos e documentos importantes e assim comprar imenso papel.
4. Melhoria na gestão de documentos
Os papeis que antes seriam arquivados em diversas pastas, e assim, difíceis de aceder mais tarde, deixam de ser uma preocupação. Basta guardar todos os documentos numa pasta. Assim, só as partes interessadas é que têm acesso aos ficheiros, aumentando a segurança da empresa.
5. Aumento da produtividade
Este ponto está diretamente relacionado com o anterior. Com documentos online, as empresas desperdiçam menos tempo a digitalizá-los e à procura dos mesmos no arquivo físico. Os documentos online são muito mais fáceis de aceder e demora apenas alguns segundos a encontrá-los, aumentando assim a produtividade das empresas.
Se ficou convencido(a) em dar uma oportunidade às assinaturas eletrónicas, nós recomendados o website da Smallpdf por ser simples e rápido de usar. Clicando na ferramenta Assinar PDF deles, pode criar a sua assinatura do zero (com o rato ou trackpad), fazer o upload de uma que já tenha, ou pedir a outras pessoas que assinem o seu documento.
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