As empresas que não tenham como objetivo a automação e digitalização de processos, correm o risco de ficar para trás na corrida contra a concorrência. Hoje em dia, existem várias soluções no mercado que resolvem esta questão, mas é preciso que a empresa aposte de forma bastante firme por esta soluções. Uma das áreas com mais necessidade de automatizar o seu processo é a gestão de despesas de empresa.
Por Manuel Sánchez
Numa entrevista concedida à Associação para o Progresso da Direcção (APD), Rui de Brito, Business Development Manager da Tickelia, comentou que, após o período de pandemia Covid-19, e segundo um estudo da ManpowerGroup “30% das empresas em Portugal aceleraram os seus planos de digitalização e automatização”. Rui de Brito acrescentou ainda que “em Portugal, 90% dos empregadores têm planos de automatização e declaram que pretendem contratar mais trabalhadores“. Esse fator quebra a falsa ideia de que a automação eliminará postos de trabalho.
Por que optar por um processo automatizado de gestão de despesas?
As diferenças entre controlar as despesas manualmente ou por meio de um sistema digitalizado, são bastante consideráveis. Soluções como a Tickelia, oferecem vantagens que permitem ser mais eficiente:
–Rentabilizar o tempo. Dedicamos demasiadas horas a elaborar a folha de despesas e a introduzir as despesas no sistema de gestão financeira da empresa. Registar uma despesa e fazer com que faça parte da contabilidade da empresa, pode ser muito mais fácil e ágil com uma solução digital. Desta forma, o tempo dedicado a este processo é consideravelmente reduzido, pois o colaborador só precisa tirar uma foto à fatura. O motor de leitura OCR faz a leitura dos dados e transforma-os em informação a ser trabalhada em formato Excel.
Assim sendo, não só economizamos tempo, mas também reduzimos papel e minimizamos os erros resultantes de um processo manual.
Além disso, as faturas digitalizadas ficam arquivadas num banco de dados na clound. A consulta é rápida e fácil.
–Segurança. A segurança é um fator muito importante para uma empresa. Trabalhamos com muitos dados e informações confidenciais. Portanto, ter um sistema que permita gerenciar todas as informações sobre despesas, minimizando o risco de perder todas essas informações é uma grande vantagem.
Para completar o circulo de segurança, podemos conectar a solução de digitalização e gestão de despesas como ERP da empresa. Criando assim, um circuito automatizado no qual controlamos as informações necessárias para cada processo.
–Autonomia. Quando falamos das vantagens de digitalizar o processo de gestão de despesas, não nos podemos esquecer da autonomia concedida ao funcionário. Como referimos anteriormente, graças à digitalização os próprios trabalhadores apresentam as suas despesas de forma autónoma e rápida. Isto resulta num aumento da produtividade.
“A digitalização agiliza os processos e permite a robotização das operações mecânicas, o que gera maior eficiência, menores custos e melhor aproveitamento dos recursos humanos”, afirma Rui de Brito. Desta forma, apostar na digitalização dos processos de uma empresa é benéfico para manter um maior nível de competência e produtividade que se reflete na obtenção de melhores resultados.
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