A assinatura digital é uma ferramenta já amplamente conhecida, mas, a partir do dia 8 de janeiro deste ano, passou a abranger ainda mais o meio empresarial. Utilizando o Sistema de Certificação de Atributos Profissionais, as empresas nas funções de administradores podem, agora, agregar cargos profissionais a certificados digitais pessoais.
Com vista ao benefício da utilização desta ferramenta, a 8 de janeiro de 2025 foi promulgada uma medida que beneficia as empresas e os seus respetivos colaboradores, cooperando com a eficiência do trabalho. Agora, por exemplo, os administradores, gerentes e diretores das empresas podem praticar quase todos os atos burocráticos utilizando assinatura digital. Mas como poderão fazê-lo? Esta poderá ser obtida através do Sistema de Certificação de Atributos Profissionais (SCAP), que permite conjugar cargos profissionais a certificados digitais do Cartão de Cidadão e, também, da Chave Móvel Digital.
Validade jurídica das assinaturas digitais
Em Portugal, as assinaturas digitais já tinham validade jurídica. Desta forma, esta funcionalidade equipara-se às assinaturas manuscritas, desde que cumprindo os requisitos estabelecidos pelo Regulamento (UE) nº 910/2014 do Parlamento Europeu e do Conselho, conhecido como Regulamento eIDAS. Por outras palavras, este comprovativo técnico e de segurança indica que as assinaturas digitais têm o mesmo valor legal que as assinaturas manuscritas em papel.
Com esta nova atualização, o cidadão na função de administrador, gerente ou diretor, poderá usar os seus dados pessoais, concretamente o Cartão de Cidadão (CC) e Chave Móvel Digital (CMD), para assinar documentos de forma eletrónica. Sem necessidade de apresentar qualquer outro comprovativo, a certificação e assinatura de documentos burocráticos para a ser automática e simplificada.
Exemplos de documentos que poderão ser assinados segundo esta novidade são contratos de água, gás e luz através de contratos com empresas de telecomunicações; contratos de trabalho e candidaturas a fundos nacionais e/ou comunitários; e também a transferência de montantes de contas bancárias.
Qual a validade da certificação de atributos?
Enquanto o titular dos atributos se apresentar no registo comercial como detentor da qualidade e funções indicadas (administrador, gerente ou diretor), esta certificação é válida. Deixará de o ser no momento em que cessar funções na empresa ou no caso de a mesma ser extinta.
Esta certificação pelo SCAP é automática e abrange todas as sociedades anónimas; sociedades por quotas e cooperativas com registo comercial da nomeação dos órgãos sociais. Além disso, esta atualização beneficia as novas sociedades, tal como as sociedades já existentes. Também a partir do dia 14 de janeiro, esta assinatura pode ser utilizada para receção de citações e notificações judiciais, utilizando o meio eletrónico.
De que forma são vantajosas as assinaturas eletrónicas
Este é um processo rápido e eficaz, que coloca de lado a necessidade de impressão ou deslocação/envio de um documento para assinatura. Além disso, a poupança em termos de armazenamento é também grande. Existe apenas necessidade de gestão e armazenamento digital dos documentos pedidos.
Para além do mais, a utilização de aplicações para o processo de assinatura garante maior segurança e proteção dos dados. Por exemplo, em casos de documentos burocráticos ou com informações sensíveis relativas à empresa, ao permitir a assinatura digital está a garantir que os recursos utilizados mobilizam criptografia de documentos, autenticação de dois fatores e auditorias de assinatura – todos estes processos necessários para uma correta utilização e validação de identidade.
Por fim, não seria possível não destacar esta grande vantagem, potencialmente a mais importante – a flexibilidade. Num mundo cada vez mais digital com exigências cada vez mais diferenciadas, a utilização de apps para assinatura digital oferece flexibilidade para assinar documentos em qualquer lugar, hora e dispositivo.
Solução completa com Factorial
No que toca a criar assinatura digital, a empresa factorialhr apresenta-se como uma das empresas mais completas do mercado dentro deste nicho – aqui, encontra uma solução integrada para a gestão de recursos humanos e assinatura digital. Os seus colaboradores podem assinar digitalmente uma variedade de documentos. Já pensou no quão simples será assinar contratos de trabalho, pedidos de férias e folhas de ponto ao adotar o sistema da Factorial?
Para além disso, a assinatura pode ser feita tanto no computador como através de dispositivos móveis – uma verdadeira prova de flexibilidade e rapidez, tal como se precisa no mundo empresarial atual.
Aliás, precisa que um mesmo documento seja assinado por mais do que um funcionário? Pode solicitar a todos pois, após serem assinados, os documentos ficam guardados automaticamente. A plataforma oferece ainda recursos avançados de segurança, como criptografia de documentos e autenticação de dois fatores. Desta forma, assegura que todas as assinaturas digitais são 100% legais e protegidas de acordo com o regulamento eIDAS.
Ao responder estas questões, e após efetuar uma pesquisa de mercado direcionada aos seus principais objetivos e necessidades, conseguirá encontrar a solução de que necessita para, por exemplo, facilitar o trabalho burocrático que, muitas vezes, leva dias a ser completo, atrasando outros processos igualmente importantes. Com a utilização destas aplicações, estará a colocar a sua empresa um passo à frente no que toca a uma gestão mais eficiente, segura e alinhada com as exigências do mundo digital.
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